Comment établir un plan d'action SAPIN II ?

Un plan d’action anticorruption, qu’est-ce que c’est ?

Un plan d’action est un document évolutif qui rassemble un ensemble d’actions destinées à satisfaire un objectif : l’atténuation des risques de corruption. Dans le cadre de la lutte anticorruption, le plan d’action est une étape indispensable de la mise en conformité des entreprises.

La structure d’un plan d’action peut varier d’une entreprise à une autre, mais doit toujours suivre une méthodologie précise pour une bonne gestion de projet ultérieur.

Il peut prendre des formes différentes, mais doit toujours être adapté aux besoins de l’entreprise concernée. Par exemple, on peut établir un plan d’action sous la forme d’un tableau en utilisant un logiciel collaboratif pour assurer le suivi des différentes missions qu’il contient. On peut aussi penser à l’utilisation d’une représentation graphique, comme le diagramme de Gantt.

Pour satisfaire son objectif, l’établissement d’un plan d’action comporte : la définition d’un budget ; l’identification des personnes les plus qualifiées pour accomplir les actions nécessaires ; la désignation d’un responsable pour chaque mission qui s’assure que l’action est bien réalisée ; la fixation d’une date à la fois ambitieuse et raisonnable pour réaliser l’action.

Qui est concerné par la mise en place du plan d’action ?

La mise en œuvre d’un plan d’action a pour objet de renforcer le dispositif de lutte contre la corruption. Ainsi, les entreprises de grande taille composées de plus de 500 salariés et d’un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’euros sont concernées. Plus généralement, les recommandations de l’Agence française anticorruption sont aussi applicables aux acteurs publics et aux associations. L’établissement d’un plan d’action est donc également conseillé à ces structures.

Dans quel contexte le plan d’action s’inscrit-il ?

Il s’inscrit dans une démarche de vigilance et de contrôle des risques liés à la corruption identifiés au sein d’un organisme donné.

Ces risques sont mis en lumière par le biais de plusieurs mécanismes tels que : le dispositif d’alerte interne ; la procédure de recueil des signalements ; ou encore la cartographie des risques de corruptions. Cette dernière sert à hiérarchiser les risques identifiés et à les classer par ordre de priorité.

Une fois les priorités arrêtées, l’entreprise doit établir sa stratégie de contrôle pour maitriser les risques observés. Le plan d’action intervient à cet effet en prenant la forme d’un outil pratique qui a pour rôle d’atténuer les différents risques précédemment relevés.

Qu’est-ce qui doit impérativement figurer dans un plan d’action ?

La construction du plan d’action peut suivre différents modèles, en veillant à bien définir les responsables, les mesures prises et le calendrier à respecter. Mais de manière classique, il s’organise de la manière suivante. Il faut avoir un objectif précis et clair. On découpe les objectifs en actions concrètes pour les rendre réels.

On synthétise ensuite ces actions sur un plan pour les clarifier afin qu’elles soient spécifiques et mesurables.

Après, on identifie les acteurs impliqués et on leur attribue des responsabilités en les affectant chacun à une « action » à réaliser dans le cadre du plan.

Il est nécessaire de fixer une date limite à la réalisation de chaque action, car un sentiment d’urgence permet d’augmenter l’efficacité.

On détermine aussi les ressources matérielles, humaines et financières à mobiliser pour accomplir chacune des actions. Enfin, il est important de définir les résultats attendus pour s’y référer dans la réalisation de chaque action, qu’on planifie dans un agenda.

Comment adapter le plan d’action au dispositif anticorruption ?

Le plan doit décrire les actions de prévention et d’atténuation adaptées à l’ampleur des risques identifiés par la cartographie. Il est indispensable que la cartographie soit régulièrement actualisée pour que le plan d’action soit efficace. En effet, dans la démarche de compliance, la mise en place du plan d’action est nécessaire pour que la cartographie des risques soit utile.

Un tel plan d’action doit décrire toutes les étapes prévues dans une démarche de compliance pour atténuer efficacement les risques de fraude et de corruption. Il doit également assurer le suivi et l’évaluation en continu pour chaque risque. D’un point de vue formel, un plan d’action peut suivre plusieurs méthodologies. Il n’aura par exemple pas la même forme s’il correspond à la méthode agile ou à la méthode en cycle V.

En utilisant la méthode agile pour mettre en place le plan d’action, on privilégie la réactivité. Ainsi, on crée un mécanisme qui permet de s’adapter en cas de changements ou d’ajustements potentiels dans les fonctionnalités du projet. Cela passe par une définition des actions étape par étape, mais en conservant une certaine flexibilité en mettant le projet et l’objectif au centre du plan d’action : la réduction du risque de corruption.

Par ailleurs, en recourant à la méthode en cycle V, le cahier des charges pour établir le plan d’action devra être précis et millimétré. Les étapes du plan sont interdépendantes : chaque phase d’avancement doit être complétée et chaque action réalisée avant de passer à la suivante. Toutes les missions sont planifiées de manière architecturale pour traiter chaque risque classé par ordre de priorité lors de l’élaboration de la cartographie.

Ces méthodologies de création de plans d’action sont des moyens de maitrise des risques efficaces, car elles permettent d’établir avec précision la stratégie de compliance envisagée par l’entreprise.

Quels sont les principaux objectifs du plan d’action anticorruption ?

Le plan d’action anticorruption sert à établir le contrôle et la bonne gestion des risques de corruption. On désigne des propriétaires de risques pour gérer les contrôles envisagés pour chaque risque, afin d’assurer la conformité de l’entreprise à la vigilance anticorruption, et donc à la loi Sapin II.

Ce plan d’action revêt une importance particulière au sein de l’organisme qui le met en place. C’est un outil indispensable qui permet de lutter contre la fraude en sensibilisant les différents acteurs de l’entreprise, en menant des investigations des incidents de corruption pour éviter qu’ils ne se reproduisent, et en émettant des sanctions à l’encontre des responsables.