Comment se déroule un audit SAPIN II ?

Nous vous présentons ici les différentes étapes de notre méthodologie et nos points de contrôle.

Comment planifions-nous les missions ?

Notre méthodologie d’audit s’appuie sur la norme ISO 37001 et une adaptation de la norme ISO 9001. Pendant toute la durée de l’audit, toutes les données collectées sont conservées et hiérarchisées de manière à appuyer nos conclusions. Dans un objectif de transparence, nous les rendons disponibles aux personnes que nous rencontrons, au commanditaire et à l’organisation auditée.

Nous initions la démarche d’audit par l’organisation d’une réunion de lancement avec les parties prenantes. Nous présentons notre méthodologie, les étapes à suivre, les documents qui nous seront utiles et les livrables produits. C’est également l’occasion d’établir la liste des personnes à interviewer et de répondre aux éventuelles questions de l’audité ou du commanditaire.

Pour les missions complexes ou longues, un comité de pilotage du projet est mis en place avec notre chef de projet, un membre de l’organisation auditée et éventuellement le commanditaire de l’audit. L’organisation de ce comité de pilotage garantit le bon déroulement de la mission et assure que les livrables produits correspondent au mieux aux attentes du commanditaire.

Comment procédons-nous pour collecter les informations nécessaires à l’audit ?

Une revue documentaire est réalisée par nos consultants en début de mission avant de rencontrer les membres du personnel de l’audité. Cette revue nous permet de comprendre l’organisation de l’entité que nous auditons, de soulever les premières interrogations et d’identifier les éventuelles premières non conformités. Une seconde phase d’analyse a souvent lieu après les interviews, lorsqu’on nous indique l’existence de procédures ou documents qui n’ont pas été identifiés lors du lancement du projet.

Nous complétons notre étude en réalisant des entrevues avec les personnes identifiées préalablement. Ces rencontres nous permettent d’approfondir notre étude en confrontant les procédures documentées à la réalité du terrain. Nous nous assurons également de la connaissance par les personnes interviewées de l’existence du code de conduite, des procédures d’alertes internes et la procédure à suivre pour signaler une atteinte à la probité.

La démarche est réalisée en étroite collaboration avec les équipes de l’organisation auditée, avec bienveillance et respect des personnes que l’on rencontre. Nous mettons en valeur notre présence comme une opportunité pour la réduction des risques et l’amélioration de l’organisation interne. Nous croyons dans le vecteur de la positivité pour la réussite des projets qui nous sont confiés.

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Quels sont les types de vérifications que nous opérons dans le cadre de nos audits ?

Notre démarche vise à vérifier l’existence des documents et procédures concourant au respect de la règlementation contre la corruption. Les vérifications portent non seulement sur leur valeur juridique, mais également sur leur effectivité. Nous contrôlons ainsi que le personnel impacté par les dispositifs anticorruptions est bien informé de leur existence, et que ceux-ci sont adaptés au contexte de l’organisation. Cette méthodologie nous permet d’aller au-delà de la l’évaluation théorique et d’établir une estimation réelle des risques encourus par l’organisation auditée.

Le commanditaire de l’audit pourra donc savoir si les dispositifs existent, s’ils sont adaptés à la structure de l’organisation auditée, s’ils sont réellement appliqués et d’obtenir ainsi une évaluation précise des risques.

Quels sont les éléments pris en compte dans l’évaluation de la mise en place de chaque mesure anticorruption ?

Pour chaque mesure anticorruption, nous avons établi une liste de points de contrôle afin de nous assurer du respect de l’intégralité des recommandations de l’AFA. À l’issue de l’audit, une notation précise et chiffrée est attribuée à chaque mesure. Les rapports permettent au commanditaire d’évaluer et de comparer les résultats de chaque organisation auditée.

Code de conduite SAPIN II

Opposabilité à l’ensemble du personnel de l’organisation
Application du code à l’étranger
Engagement contractuel des tiers au respect du code de conduite
Validation du code par l’instance dirigeante
Annexion du code au règlement intérieur
Communication du code aux membres du personnel
Recensement des comportements à proscrire
Présentation du dispositif d’alerte interne
Présentation des sanctions disciplinaires
Présentation du responsable de la conformité et des modalités de contact
Code rédigé en des termes clairs et simples de compréhension

Cartographie des risques de corruption

Couvre les processus managériaux, opérationnels et supports
Prise en compte du contexte et particularités de l’organisation auditée
Description des processus et scénarios de risques
Prise en compte des risques inhérents aux organisations contrôlées (filiales…)
Cartographie écrite et structurée
Description des méthodes d’élaboration
Description des mesures adoptées
Description des rôles et responsabilités de chaque entité
Évolutive et adaptable aux changements d’organisation
Évaluation de la vulnérabilité de l’organisation
Identification des probabilités d'occurrence
Appréciation des facteurs aggravants
Hiérarchisation des risques
Proposition de plans d’action

Dispositif d’alerte interne

Adapté au profil de l’organisation
Présentation du rôle des supérieurs hiérarchiques dans le dispositif
Identification des supérieurs hiérarchiques entrant dans le dispositif
Formation des personnes impactées par la mise en œuvre du dispositif
Présentation systématique du dispositif d'alerte interne aux nouveaux collaborateurs
Déploiement du dispositif sur toutes les entités contrôlées
Description des différentes étapes concourant au traitement des alertes
Mise en place de mesures assurant la sécurité et la confidentialité du dispositif
Description des mesures assurant le respect de la règlementation sur les données personnelles
Formalisation des procédures d’enquêtes internes
Obligations de confidentialité pour les personnes chargées de mener les enquêtes
Modalités d’information de la direction pour les enquêtes internes
Modalités de rédaction et de communication du rapport d’enquête
Application des sanctions disciplinaires
Modalités de signalement à l’autorité judiciaire des faits d’atteinte à la probité
Présentation du dispositif dans le code de conduite
Mise en place d'indicateurs de qualité et d’efficacité du dispositif d’alerte

Procédures d’évaluation de la situation des clients, fournisseurs de premier rang et intermédiaires

Évaluation individuelle des tiers
Mise en place d’une base de données listant les tiers
Identification des acteurs participant à l’évaluation des tiers
Formalisation des procédures d’évaluations des tiers
Recensement des documents et informations nécessaires à l’évaluation des tiers
Modalités de collecte des documents et informations nécessaires à l’évaluation des tiers
Recensement des coordonnées des tiers et des bénéficiaires effectifs
Appréciation de la sensibilité du secteur d’activité des tiers
Évaluation de l’expérience, des qualifications et des compétences des tiers, des dirigeants, des actionnaires et des bénéficiaires effectifs
Obligation contractuelle du tiers à la mise en œuvre de dispositif de conformités anticorruption
Modalités d’évaluation du niveau de risque des tiers
Modalités de prise de décisions sur la continuité des relations avec les tiers
Recensement des mesures de vigilance
Mise en place d’un système de suivi du processus d’évaluation des tiers

Procédures de contrôles comptables

Identification des rôles et responsabilités
Identification de l’objet et du périmètre du contrôle
Modalités d'échantillonnages des opérations à contrôler
Mise en œuvre d’un plan de contrôle
Gestion des incidents
Définition de critères de seuils conduisant à la réalisation de contrôles

Sensibilisation destinée aux cadres et aux personnels les plus exposés

Présentation des enjeux et des formes de corruption
Présentation des obligations juridiques
Présentation du code de conduite et de l'engagement de la direction
Présentation des processus et risques
Présentation des infractions d’atteintes à la probité
Présentation des comportements à adopter
Présentation des sanctions disciplinaires
Présentation du dispositif d’alerte anticorruption
Présentation des outils de détection de la corruption
Présentation de cas pratiques

Régime disciplinaire

Gradation des sanctions en fonction de la faute commise
Documentation de la procédure
Mise en place d’un recensement des sanctions
Communication interne des sanctions anonymisées

Dispositif de contrôle des mesures anticorruption

Mise en place de trois niveaux de contrôle
Établissement d’un plan de contrôle
Identification de l’objet et des périmètres de chaque contrôle
Identification des responsables du contrôle
Qualification des modalités de contrôle
Définition de la fréquence des contrôles
Communication des résultats du contrôle
Identification des mesures correctives
Évaluation de l’efficacité des mesures et procédures adoptées
Formalisation des dispositifs de contrôle

Comment sont établis les livrables de l’audit anticorruption ?

Les réunions organisées avec l’entité auditée ou le commanditaire font l’objet systématiquement de PV d’entretiens. Ils sont partagés avec les personnes concernées afin de garantir l’exactitude des informations collectées.

À l’issue de la réunion de lancement, un rétroplanning est établi et partagé par le chef de projet. Il permet d’identifier les dates prévisionnelles de la revue documentaire, les dates des entrevues, les périodes de rédaction, les dates de réunions (état d’avancement et restitution) et la date de communication des livrables.

Des réunions sont planifiées avec les responsables du projet chez l’organisation auditée et éventuellement chez le commanditaire. Les membres du comité de pilotage sont également informés de l’état d’avancement au travers d’un compte-rendu hebdomadaire ou bimensuel. Les livrables sont rédigés de manière itérative et partagés en temps réel avec les membres du comité.

Nos rapports d’audit comprennent une synthèse d’évaluation, les résultats de la revue documentaire, un état des lieux à partir des entretiens réalisés, et les recommandations de mise en conformité avec la loi SAPIN II.

Nous communiquons également à l’organisation auditée des modèles de code de conduite, des procédures types, et un guide de réalisation de la cartographie des risques.

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